Dokumente. Finden statt suchen.
Digitales Dokumentenmanagement mit Paperless: Rechnungen, Verträge, E-Mails und gescannte Unterlagen zentral archivieren, automatisch erkennen und in Sekunden wiederfinden – auf Wunsch mit KI.
E-Mail & Scanner
KI optional
Server, VM oder NAS
Dokumentenmanagement für alle Geschäftsunterlagen
Paperless ergänzt Ihre bestehende IT um eine zentrale, durchsuchbare Dokumentenablage.
Ein digitales Dokumentenmanagement ersetzt die klassische Suche in Dateiordnern und Papierablagen durch eine zentrale, strukturierte Dokumentenbasis. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Versicherungsunterlagen, Bedienungsanleitungen oder Korrespondenz lassen sich unabhängig vom ursprünglichen Ablageort durchsuchen. Mitarbeiter finden benötigte Informationen dadurch schneller und müssen nicht mehr wissen, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wurde.
Das eignet sich besonders für Unternehmen, in denen Unterlagen heute über mehrere Mitarbeiter, Abteilungen oder Standorte verteilt sind. Auch ältere Papierbestände können schrittweise übernommen werden. So entsteht nach und nach ein einheitliches digitales Archiv, ohne dass bestehende Arbeitsabläufe von heute auf morgen vollständig umgestellt werden müssen.
Inhalte durchsuchen
OCR liest auch gescannte Dokumente. Gesucht wird nach dem tatsächlichen Dokumentinhalt – nicht nur nach Dateinamen.
Automatisch übernehmen
Scanner, E-Mail, Upload oder Netzlaufwerk können Dokumente direkt ins Archiv übergeben.
Strukturiert & gesichert
Benutzerrechte, Originaldateien, Backup und individuelle Felder sorgen für nachvollziehbare Abläufe. Weitere technische Informationen finden Sie in der offiziellen Paperless-ngx-Dokumentation.
Dokumentenmanagement mit KI
Auf Wunsch ergänzt KI die klassische Volltextsuche und hilft dabei, Dokumente schneller zuzuordnen und Inhalte gezielter zu finden.
Besonders bei größeren Dokumentenmengen kann KI die tägliche Arbeit weiter vereinfachen. Neben klassischer OCR- und Volltextsuche können Dokumente anhand ihres Inhalts eingeordnet und passende Metadaten vorgeschlagen werden. Je nach technischer Umgebung lässt sich die KI auch lokal betreiben, sodass sensible Unternehmensunterlagen die eigene Infrastruktur nicht verlassen müssen.
Dokumente automatisch einordnen
Titel, Absender, Dokumentart und passende Schlagwörter können automatisch vorgeschlagen werden. Das reduziert die manuelle Ablage deutlich.
- Dokumentarten und Metadaten vorschlagen
- Inhalte semantisch durchsuchen
- Fragen zu vorhandenen Dokumenten stellen
KI auf Wunsch lokal
Je nach vorhandener Hardware kann die KI auch innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden. So lässt sich die Lösung passend zu Datenschutz, Leistung und Datenvolumen planen.
Auf Ihrer vorhandenen Infrastruktur
Paperless-ngx kann je nach Umgebung auf einem Server, in einer virtuellen Maschine oder auf einer geeigneten NAS mit Container-Unterstützung betrieben werden.
Welche Betriebsform sinnvoll ist, hängt von vorhandener Hardware, Dokumentenmenge, Anzahl der Benutzer und den gewünschten KI-Funktionen ab. PCplus prüft die bestehende Umgebung und plant Installation, Datensicherung und Updates so, dass sich das Dokumentenmanagement sauber in die vorhandene IT integriert.
Server
Für Unternehmen mit vorhandener Server-Infrastruktur und zentraler Datensicherung.
Virtuelle Maschine
Flexibel auf bestehenden Virtualisierungsplattformen wie Proxmox, VMware oder Hyper-V.
NAS
Auch eine geeignete NAS kann infrage kommen. Wir prüfen vorab Ressourcen, Container-Unterstützung, Backup und Updates.
Dokumentenmanagement ergänzt DATEV & Co.
Ein zentrales Dokumentenmanagement muss vorhandene Systeme nicht ersetzen. Es kann vielmehr die Lücke zwischen Buchhaltung, E-Mail, Netzlaufwerken und Papierablage schließen.
DATEV bleibt für die Buchhaltung
Belege, die Sie bereits in DATEV verarbeiten, können dort weiterhin wie gewohnt genutzt werden. Paperless dient zusätzlich als zentrale Ablage für Verträge, Schriftverkehr, Versicherungsunterlagen, Bedienungsanleitungen, Projektunterlagen und weitere Geschäftsunterlagen.
Weniger Insellösungen
Statt Informationen auf Postfächer, Ordnerstrukturen und einzelne Arbeitsplätze zu verteilen, entsteht eine gemeinsame, durchsuchbare Wissensbasis. Das spart Suchzeit und erleichtert Vertretungen, Übergaben und die Zusammenarbeit im Team.
So funktioniert es im Alltag
Dokument kommt an
Per Scanner, E-Mail, Upload oder Netzlaufwerk.
OCR liest den Inhalt
Auch Papierdokumente werden vollständig durchsuchbar.
Automatisch zuordnen
Absender, Dokumentart, Tags und Felder werden erkannt oder vorgeschlagen.
Sofort wiederfinden
Suche nach Inhalt, Zeitraum, Firma oder Dokumenttyp.
Fragen zum Dokumentenmanagement mit Paperless
Die wichtigsten Fragen zu Betrieb, KI, DATEV und der digitalen Ablage kurz beantwortet.
Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist ein Dokumentenmanagementsystem für digitale und eingescannte Unterlagen. Dokumente werden zentral abgelegt, per OCR durchsuchbar gemacht und können nach Absender, Dokumentart, Datum, Schlagwörtern oder individuellen Feldern organisiert werden.
Kann Paperless auf dem eigenen Server oder einer NAS laufen?
Ja. Je nach vorhandener Infrastruktur kann Paperless-ngx auf einem Server, in einer virtuellen Maschine oder auf einer geeigneten NAS mit Container-Unterstützung betrieben werden. Wir prüfen vorab, welche Variante technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Müssen unsere Dokumente in eine Cloud?
Nein. Das Dokumentenarchiv kann vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur betrieben werden. Auch KI-Funktionen können – bei geeigneter Hardware – lokal umgesetzt werden. Alternativ lassen sich externe Dienste nutzen, wenn dies gewünscht und datenschutzrechtlich passend ist.
Was bringt KI im Dokumentenmanagement?
KI kann Dokumente anhand ihres Inhalts besser einordnen, Titel und Metadaten vorschlagen und die Suche ergänzen. Dadurch lässt sich die manuelle Ablage reduzieren und auch bei großen Dokumentenbeständen schneller die passende Information finden.
Kann DATEV weiterhin genutzt werden?
Ja. Paperless ersetzt DATEV nicht. DATEV kann weiterhin für Buchhaltung und Belegverarbeitung genutzt werden, während Paperless zusätzlich Verträge, Schriftverkehr, Versicherungsunterlagen, Projektunterlagen und weitere Geschäftsdokumente zentral zusammenführt.
Müssen Papieroriginale weiterhin aufgehoben werden?
Nicht pauschal. Viele Unterlagen können nach einem sauber geregelten Digitalisierungs- und Archivierungsprozess elektronisch aufbewahrt werden. Ob ein Papieroriginal zusätzlich benötigt wird, hängt jedoch von Dokumentart, gesetzlichen Vorgaben und dem konkreten Verfahren ab. Deshalb betrachten wir bei der Einführung nicht nur die Software, sondern auch Scanprozess, Berechtigungen, Datensicherung und Verfahrensdokumentation.
Wir zeigen Ihnen die Lösung im praktischen Einsatz.
Gemeinsam prüfen wir, welche vorhandenen Scanner, Postfächer, DATEV-Abläufe sowie Server, VM oder NAS sinnvoll eingebunden werden können.