Dokumente. Finden statt suchen.
Rechnungen, Verträge, E-Mails, Bedienungsanleitungen und gescannte Unterlagen zentral archivieren, automatisch erkennen und in Sekunden wiederfinden – auf Wunsch mit KI.
Ein Archiv für alles, was heute verteilt liegt
Paperless ergänzt Ihre bestehende IT um eine zentrale, durchsuchbare Dokumentenablage.
Inhalte durchsuchen
Nicht nur Dateinamen: OCR liest auch eingescannte Dokumente. Suchen Sie nach Namen, Rechnungsnummern, Maschinen, Beträgen oder Begriffen.
Automatisch übernehmen
Dokumente kommen per Scanner, Upload, Netzlaufwerk oder E-Mail direkt ins Archiv und können automatisch zugeordnet werden.
Strukturiert & gesichert
Benutzerrechte, Originaldateien, PDF/A-Versionen, eigene Felder und ein passendes Backup-Konzept sorgen für nachvollziehbare Abläufe.
Vom Ordnerchaos zum durchsuchbaren Firmenarchiv
So funktioniert es im Alltag
Der Ablauf wird an Ihre vorhandenen Scanner, Postfächer und Arbeitsweisen angepasst.
Dokument kommt an
Per Scanner, Upload, E-Mail oder Netzlaufwerk.
OCR liest den Inhalt
Auch eingescannte Papierseiten werden vollständig durchsuchbar.
Automatisch zuordnen
Absender, Dokumentart, Tags und Felder werden erkannt oder vorgeschlagen.
Sofort wiederfinden
Suche nach Inhalt, Zeitraum, Firma, Dokumenttyp oder eigenen Merkmalen.
Die KI versteht, worum es im Dokument geht
Optional wird Paperless um einen KI-Assistenten ergänzt. Das spart zusätzliche Ablagearbeit und macht Wissen aus Dokumenten schneller nutzbar.
Fragen statt lange suchen
Ein typisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag:
DATEV bleibt – Paperless ergänzt
Paperless ersetzt Ihre Buchhaltung nicht. Es schließt die Lücke zwischen Buchhaltungsbelegen und allen übrigen Geschäftsunterlagen.
Muss Papier danach noch aufgehoben werden?
In vielen Fällen ist ersetzendes Scannen möglich.
Viele Papierbelege dürfen nach ordnungsgemäßer Digitalisierung vernichtet werden. Entscheidend ist aber nicht nur die Software, sondern der gesamte dokumentierte Ablauf: Vollständigkeit und Lesbarkeit, Zugriffsrechte, Datensicherung und Verfahrensdokumentation müssen stimmen.
Unterlagen, deren Original aufgrund besonderer Vorschriften oder wegen ihrer Beweiskraft erforderlich ist, sollten weiterhin im Original aufbewahrt werden. Elektronisch eingegangene Unterlagen sind grundsätzlich auch elektronisch im ursprünglichen Format aufzubewahren.
Hinweis: Die konkrete steuer- oder handelsrechtliche Bewertung sollte im Zweifel mit Steuer- bzw. Rechtsberatung abgestimmt werden. PCplus richtet die technische und organisatorische Archivierungsumgebung passend zu den festgelegten Anforderungen ein.
Was kostet der Einstieg?
Die Software selbst ist Open Source. Entscheidend sind Einrichtung, Anpassung, Infrastruktur, Sicherung und gegebenenfalls KI.
Keine Benutzer- oder Dokumentlizenz für die Open-Source-Software selbst. Infrastruktur und Betreuung werden separat betrachtet.
Bei geeigneter vorhandener Infrastruktur inklusive Grundeinrichtung, Benutzer, Importwege, Backup-Konzept und kurzer Einweisung.
Lokale KI benötigt geeignete Hardware. Externe KI-Dienste verursachen nutzungsabhängige Kosten.
Häufige Fragen
Kann Paperless vorhandene PDFs übernehmen?
Ja. Vorhandene PDF-Dokumente können importiert werden. Auch Bilder und – bei entsprechender Konfiguration – weitere Dateiformate lassen sich verarbeiten.
Können Dokumente automatisch aus E-Mails übernommen werden?
Ja. E-Mail-Konten und Regeln können so eingerichtet werden, dass geeignete Nachrichten und Anhänge automatisch in Paperless übernommen werden.
Liegen unsere Daten dann in einer fremden Cloud?
Nicht zwingend. Paperless kann vollständig auf eigener Server- oder VM-Infrastruktur betrieben werden. Auch eine KI-Anbindung kann bei geeigneter Hardware lokal erfolgen.
Ist Paperless automatisch „GoBD-zertifiziert“?
Eine pauschale Software-Zertifizierung wäre hier irreführend. Entscheidend ist der gesamte technische und organisatorische Prozess – inklusive Scanablauf, Rechte, Backup und Verfahrensdokumentation.
Können wir zunächst klein anfangen?
Ja. Häufig ist ein Start mit wenigen Dokumentarten sinnvoll, zum Beispiel Rechnungen, Verträgen und Versicherungsunterlagen. Weitere Bereiche können später ergänzt werden.
Wir zeigen Ihnen Paperless im praktischen Einsatz.
Gemeinsam prüfen wir, wie Scanner, E-Mail-Postfächer, DATEV und vorhandene Server sinnvoll eingebunden werden können.
Fernwartungsdienstleistungen
| Leistung | Netto | Brutto |
| Fernwartung Technikerstunde | 120,00 € | 142,80 € |
| Fernwartung je angefangene 10 Minuten | 20,00 € | 23,80 € |
| Mindestabrechnung 10 Minuten | 20,00 € | 23,80 € |
Zuschläge
| Leistung | Zuschlag |
| Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten | +50 % |
| Sonn- und Feiertage | +100 % |
Hinweise
- Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Zeitaufwand.
- Die Mindestabrechnung beträgt 10 Minuten.
- Für Kunden mit bestehender PCplusCard gelten die jeweils vereinbarten Leistungen und Konditionen der entsprechenden PCplusCard.
Weitere Informationen finden Sie unter www.pcpluscard.de - Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der PCplus Service & Support GmbH.
Geschäftszeiten
- Montag bis Freitag: 09:00 – 18:00 Uhr
- Samstag: 09:00 – 13:00 Uhr